Informationspflichten nach Artikel 13 und 14
der Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) im Kontext der Vereinsmitgliedschaft beim Kempener Leichtathletik-Club 1953 e.V.
Nach der DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln der Verordnung genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
1. Namen und Kontaktdaten des/der Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
Kempener LC 1953 e.V., Grünendahlstraße 1, 47906 Kempen
Gesetzliche Vertretung durch den Vorstand nach § 26 BGB:
Herr Frank Brötz und
Frau Anke Bittroff
E-Mail: info@kempenerlc.de
2. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die von jedem Mitglied erhobenen allgemeinen personenbezogenen Daten werden für die organisatorische Verwaltung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. für Einladungen zu Versammlungen, dem Beitragseinzug oder der Organisation des Sportbetriebes).
Ferner werden diese allgemeinen personenbezogenen Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb genutzt und je nach sportlicher Aktivität bzw. Mitwirkung an die entsprechenden Ausschüsse, Fachverbände, Vereine oder öffentliche Einrichtungen weitergeleitet. Analoges gilt für die Teilnahme an Prüfungen zur Verleihung von Sportabzeichen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen, Erfolgen oder Ehrungen einschließlich der Berichterstattung hierüber mittels Auftritten des Vereins im Internet, den Sozialen Medien sowie auf Seiten und Portalen von Ausschüssen, Fachverbänden oder öffentlichen Einrichtungen publiziert. Zudem werden personenbezogene Daten in dem hier genannten Zusammenhang an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
Letztlich werden personenbezogene Daten bei Vorliegen einer ärztlichen Verordnung bzw. Empfehlung zur Teilnahme an einem anerkannten gesundheitsfördernden Reha-Sportkurs genutzt. Ihre Daten werden dafür an ein spezialisiertes medizinisches Rechenzentrum zwecks Abrechnung mit der entsprechenden Krankenkasse oder Kostenerstattungsstelle weitergegeben. Die Nutzung dieser z.T. besonders schützenswerten Daten mit Bezug zu Krankheitsbildern und ärztlichen Diagnosen erfolgt nur dann, wenn Sie an den entsprechenden Kursen mit ausgebildeten Übungsleitern teilnehmen und der Verwendung Ihrer Daten zu Abrechnungszwecken gesondert und explizit schriftlich zugestimmt haben.
3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein inkl. Teilnahme am Sport- bzw. Spielbetrieb der Sport- und Fachverbände und von öffentlichen Einrichtungen oder die Teilnahme an Reha-Sportkursen.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer freiwilligen Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet, den Sozialen Medien oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse und Erfolge des Vereins sowie Ehrungen veröffentlicht.
4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der Fachverbände oder bei anderweitigen, von Vereinen oder öffentlichen Einrichtungen ausgetragenen Turnier- oder Aktionstagen teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an die entsprechenden Fachverbände, Vereine oder öffentlichen Einrichtungen weitergegeben.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Konto-führende Bank des Vereins weitergeleitet.
Für Teilnehmer an Reha-Sportkursen werden erweiterte personenbezogene Daten zwecks Abrechnung an die vom Mitglied genannte Krankenkasse oder Beihilfeeinrichtung mit vorheriger entsprechender Übermittlung der ärztlichen Verordnung oder Empfehlung an ein medizinisches Abrechnungszentrum übermittelt.
Dem Hosting-Anbieter der Internetseite des Vereins werden Kontaktdaten für die dieses Vertragsverhältnis betreuenden Personen sowie der Abteilungs-/Übungsleiter zur Pflege auf der Webseite übermittelt. Analoges gilt bei Sponsoren, sofern einzelne Mitglieder außerhalb des Vorstands mit der Aufnahme von Gesprächen, Abstimmungen oder Aktionen beauftragt wurden.
5. Die Dauer, für die personenbezogene Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv ggfs. dauerhaft gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft oder Trainingseinheit, besondere sportliche Erfolge inkl. Ehrungen oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften bzw. Trainingseinheiten zugrunde.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, telefonische und Email-Kontaktdaten) werden innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. Im Rahmen von Familienmitgliedschaften werden diese Daten innerhalb von 3 Monaten erst dann gelöscht, wenn das letzte Familienmitglied aus dem Verein ausgeschieden ist.
6. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
– das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
– das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
– das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
– das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
– das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
– das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
– das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
– das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
7. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben und ggfs. über die Teilnahme am Trainings-, Wettkampf-, allgemeinen Sport- oder Kursbetrieb ergänzt.
Stand dieser Informationspflicht: Mai 2018